Perlahan tapi pasti, produk smartphone telah merambah masyarakat Indonesia. Masyarakat kota sekitar kita sudah banyak yang mempunyai smartphone berbasis Android, iPhone ataupun Windows phone. Harga smartphone di pasar pun sangat bervariasi, mulai dari yang murah sampai yang kelas atas. Saat ini smartphone model menengah keatas sudah berharga diatas 5 juta rupiah. Lebih lanjut menurut pengamatan saya, banyak orang tidak memanfaatkan smartphone dengan optimal. Saya merasa sayang apabila melihat orang mempunyai smartphone canggih dan mahal, tapi ternyata cuma untuk berkomunikasi, main game dan melihat video di Youtube. Maka dari itu, saya ingin berbagi tips dan ilmu bagaimana kita bisa memanfaatkan alat canggih kita untuk hal yang lain, terutama untuk melakukan pembukuan pribadi atau rumah tangga kita.

Banyak dari kita melakukan pembukuan untuk pengeluaran sehari-hari. Generasi orang tua saya menulis pembukuan di buku tulis, sedangkan generasi muda saat ini sebagian sudah pasti menggunakan Microsoft Excel di laptop. Nah, sebenarnya teknologi smartphone bisa mempermudah hidup kita loh, termasuk juga dalam menulis pembukuan untuk laporan keuangan pribadi kita. Sebagai contoh, kita mungkin ingin melakukan pembukuan setelah berbelanja di Mal tanpa harus menunggu membuka laptop di rumah. Di malam hari, sewaktu kita menulis di buku tulis atau di laptop, kita sering lupa dengan transaksi pengeluaran kemarin. Ga usah jauh-jauh, pengeluaran siang hari pada hari yang sama pun sering kelupaan.

Saya ingin berbagi bagaimana melakukan pembukuan kapanpun dan dimanapun Anda berada, dengan smartphone yang kita miliki. Bagi pengguna iPhone atau Windows phone Anda bisa mencari alternative seperti Microsoft Excel App.

Daftar Isi

  1. Persiapan
  2. Pengubahan Bahasa
  3. Pengeluaran Tetap
  4. Mencatat Laporan Keuangan Bulanan
  5. Meng-copy atau Download Template (Bagi Anda yang malas atau tidak punya waktu )

Persiapan

Hal-hal yang dibutuhkan dan pengetahuan dasar yang dibutuhkan untuk mengerti tutorial ini:

  1. Android Smartphone dan laptop atau desktop PC (tidak harus)
  2. Google Spreadsheets / Google Drive App ( alternative Microsoft Excel App atau internet browser seperti Firefox/Chrome). Install juga Google Spreadsheets di smartphone Android Anda melalui GooglePlay.
  3. Akses akun Google yang pastinya Anda sudah punya jika menggunakan Android (alternative akun Excel App)
  4. Akses internet (3G/4G/LTE atau Wifi)
  5. Mengenal ilmu dasar penggunaan Microsoft Excel

Catatan: Untuk menghindari kebingungan dari nama-nama diatas, analoginya:

  • Paket applikasi Google Drive itu mirip dengan Microsoft Office
  • Applikasi Google Spreadsheets itu mirip dengan Microsoft Excel, yang merupakan komponen software bagian dari Google Drive / Microsoft Office.
  • Istilah Spreadsheets atau disingkat Sheets itu artinya tabel kalkulasi yang terdiri dari baris dan kolom.

Pertama-tama kita mempersiapkan tabel pembukuan di laptop karena penggunaanya yang lebih cepat daripada di smartphone. Bagi mereka yang sudah sering menggunakan Google Spreadsheets di smartphone, bisa langsung memulai di smartphone. Berikut sekilas tampak depan penggunaan dan lokasi tombol di Google Spreadsheets:

alt-text-1

Perhatikan angka-angka berwarna oranye di gambar atas, lalu simak cocokan dengan istilah-istilah dibawah ini:

  1. Judul atau nama tabel
  2. Daftar menu
  3. Simbol-simbol cepat untuk mengedit(shortcut)
  4. Area penulisan fungsi
  5. Area tabel kerja yang tersusun dari sel-sel. Sebagai contoh suatu sel B1, merupakan sel yang terletak di kolom B dan baris pertama.
  6. Area lampiran. Kita bisa membuat beberapa lampiran baru dengan memilih tanda "+"

Tampilan di smartphone Android 6.0 akan tampak seperti ini:

alt-text-2

Pengubahan Bahasa

Disini saya akan memakai bahasa Indonesia. Apabila standard bahasa Google Drive Anda adalah bahasa Inggris, klik File di menu atas. Lalu pilih "Spreadsheet settings..." untuk mengubah bahasa dan format tulisan (mata uang, angka, tanggal) berdasarkan lokasi. Anda bisa melompati langkah ini apabila ingin memakai bahasa Inggris.

alt-text-1 alt-text-2

Pengeluaran Tetap

  1. Ubah judul tabel spreadsheet (lihat area no.1 ), contoh: "Pembukuan 2016"
  2. Ubah nama lampiran (lihat area no. 6) dari "Sheet1" menjadi "FixCosts" atau "PengeluaranTetap". Ingat nama lampiran tidak memakai spasi.

    alt-text

  3. Klik sel A1, lalu tulis "Deskripsi", sel B1: "Jumlah (Rp.)", sel C1: "Periode". Disini kita mendefinisikan kolom pertama sebagai deskripsi atau keterangan pengeluaran dan pemasukan tetap. Kolom kedua jumlah uang dan kolom ketiga periode pengeluaran/pemasukan.
  4. Pertama tulis semua pemasukan tetap, lalu dilanjutkan dengan pengeluaran tetap. Catatan penting:
    1. Untuk pengeluaran kita tidak lupa menulis tanda minus "-" didepan angka.
    2. Pengeluaran tetap di konteks ini adalah pengeluaran berskala yang jumlahnya selalu tetap, paling tidak dalam 1 tahun. Contohnya tagihan listrik tidak termasuk pengeluaran tetap, karena jumlah angka tiap bulan bisa beragam. Lihat gambar dibawah untuk melihat contoh daftar pengeluaran tetap.
  5. Untuk merubah format angka, klik kolom B, lalu pilih simbol angka di area 3, sesuai format yang Anda inginkan.

    alt-text

Mencatat Laporan Keuangan Bulanan

Berikut langkah-langkah mempersiapkan laporan keuangan per bulan:

  1. Tambahkan lampiran (sheet) baru dengan memilih simbol "+" plus di pojok kiri bawah (area 6). alt-text
  2. Ganti nama lampiran dengan nama bulan, contohnya "Januari".
    alt-text
  3. Masukan kerangka tabel seperti ini

    kerangka
    Disini kita mempunyai 2 bagian, yaitu bagian rangkuman neraca saldo (tiga baris pertama) dan laporan per bulan (baris ke empat dan seterusnya).

  4. Di sel B5 masukan formula

    =PengeluaranTetap!A2

    Lalu copy formula ke C5.

    Formula di sel B5 Copy formula B5 ke C5
    kerangka kerangka
  5. Pilih sel B5 dan C5 dengan tombol "shift". Lalu klik pojok kanan bawah sel C5, kemudian tarik mouse kebawah sesuai jumlah baris di lampiran PengeluaranTetap. Disini kita tidak ingin memasukan pemasukan dan pengeluaran tetap kita secara manual, melainkan meng-copy secara automatis.

    tarik mouse kebawah tampilan pengeluaran tetap
    kerangka kerangka
  6. Dibawah pengeluaran tetap, kita bisa menulis semua pengeluaran dan pemasukan tidak tetap sesuai bulan yang tertera di nama lampiran. Sebelum itu kita perlu mengubah format kolom A ke format tanggal. Klik kolom A, lalu klik simbol 123 di area 3.
    kerangka
  7. Masukan pengeluaran pertama kamu di baris selanjutnya, di contoh ini di baris 16. Seperti yang kita lihat, format angka di kolom C tidak sama dengan format angka di atasnya.
    Untuk itu klik kolom C, lalu ubah format ke angka. Berhubung rupiah tidak menggunakan nilai "cent" seperti mata uang lainya, maka kita bisa menghilangkan 0 dibelakang koma.

    Klik Colom C Pilih icon format angka
    kerangka kerangka
  8. Mengisi rumus untuk rangkuman neraca saldo: =SUM(C2:C3)
    kerangka
  9. Rumus untuk rangkuman total pemasukan: =SUMIF(C4:C49;">0")
    kerangka
  10. Rumus untuk rangkuman total pengeluaran: =SUMIF(C4:C49;"<0")
    kerangka
  11. Rumus untuk perbandingan tabungan dengan pemasukan dalam persen (saving rate): Ketik di sel D1 =C1/C2
  12. Lakukan hal yang sama untuk bulan-bulan selanjutnya
  13. Inilah contoh tampilan sementara pembukuan bulan Januari, sebelum kita memasukan pengeluaran di Android. Laporan ini bisa kamu share dengan pasangan tercinta, apabila kita membuat laporan pembukuan rumah tangga. Klik tombol kanan atas "Bagikan". Lalu masukan email Google dari istri atau suami tercinta. alt-text

Memasukan Laporan di Smartphone

Nah sekarang kita bisa membuka Google Sheets App di smartphone. Dokumen yang telah kita persiapkan diatas telah disimpan secara automatis dan bisa kita buka langsung di smartphone. Tampilan awal setelah membuka file "Pembukuan2016":
alt-text

Untuk menulis pengeluaran dan pemasukan terkini, pilih sel kosong, lalu akan muncul area baru dibawah. Pilih area kosong tersebut, lalu akan keluar keyboard ungutk mengetik. Android menawarkan 2 modus pemasukan data, yaitu pemasukan data dengan keyboard dan angka. Pilih simbol lingkaran "Aa" atau "123" di sebelah kanan atas dari keyboard. Catatan, jangan lupa menambah tanda minus "-" di depan angka untuk pengeluaran yang anda masukan.

keyboard angka keyboard normal
alt-text alt-text

Di akhir bulan kita bisa memantau pengeluaran dan pemasukan total seperti gambar dibawah ini:
alt-text

Meng-copy atau Download Template

Untuk melakukan pembukuan yang sama, Anda tidak harus mengulang langkah-langkah diatas. Ada 2 cara untuk mendapatkan langsung template/contoh diatas, yaitu dengan meng-copy langsung contoh diatas dengan aku Google Anda atau mengunduh terlebih dahulu.

Meng-copy Template

  1. Klik link ini untuk melihat langsung contoh di atas di Google Drive.
  2. Daftar masuk ke akun Google Anda
  3. Klik File -> Buat Salinan... (File -> Make a copy)
  4. Setelah itu Anda bisa mengubah judul dan angka-angka di lampiran "PengeluaranTetap"
  5. Klik lampiran bulan terkini untuk memasukan pengeluaran tidak tetap Anda

Download dan Import Excel Format

Untuk mengunduh (download) template lakukan langkah-langkah berikut ini:

  1. Klik link ini untuk melihat langsung contoh di atas di Google Drive.
  2. Klik File -> Unduh sebagai.. -> Microsoft Excel (.xlsx)

Setelah itu, file yang telah diunduh bisa diimpor ke Google Sheets dengan langkah-langkah ini:

  1. Login di Google Drive (di laptop) atau buka Google Sheets App (di smartphone)
  2. Bikin dokumen spreadsheet baru
  3. Pilih menu File -> Impor. Lalu pilih tabulator Unggah
  4. Pilih file template yang telah Anda download.

Template yang diunduh juga bisa diimport di Microsoft Excel.


Update: Sejalan dengan waktu, Tabel Pembukuan telah saya optimalkan di versi 2.0. Anda bisa membaca penjelasannya di artikel ini


Kesimpulan

Pengetahuan diatas memungkinkan kita mencatat pengeluaran dan pemasukan lebih fleksibel dan lebih tepat, juga sekaligus menambah nilai penggunaan smartphone kita. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk lebih bisa mengontrol finansial pribadi/rumah tangga.

Apabila Anda ada pertanyaan dan kesulitan dalam menerapkan tips pembukuan ini, Anda bisa menuliskan kesulitan dan komentar di bawah artikel ini. Saya juga tertarik akan perbaikan dan tips-tips untuk melengkapi tutorial di atas.

Artikel selanjutnya Artikel sebelumnya

Blog Comments powered by Disqus.